ERP (Perencanaan Sumber Daya Perusahaan)

Munculnya Internet, tuntutan pelanggan yang terus berkembang, tekanan untuk mempercepat proses bisnis, dan kebutuhan untuk membangun hubungan kolaboratif lebih dengan pemasok utama dan mitra bisnis semuanya mendorong organisasi menuju solusi ERP. Jadi, apa itu ERP?

Enterprise Resource Planning (ERP) digambarkan sebagai "paket sistem informasi yang mengintegrasikan informasi dan proses berbasis informasi di dalam dan di seluruh area fungsional dalam suatu organisasi" [1].

Aplikasi tradisional yang berdiri sendiri dirancang untuk pelanggan tertentu, dengan fungsi terbatas, dan diisolasi dari aplikasi lain. Sebaliknya, ERP adalah alat bisnis yang mengintegrasikan semua aplikasi yang dibutuhkan oleh suatu organisasi secara keseluruhan, dan menghubungkan organisasi ke perusahaan lain dalam bentuk jaringan. Biasanya dikompromikan dari beberapa modul seperti: modul keuangan, modul distribusi, atau modul produksi. Saat ini, ERP telah menambahkan fungsi baru seperti manajemen rantai pasokan, manajemen data produk, perdagangan elektronik, dan manajemen gudang. Dengan demikian, ERP membuka jendela peluang bagi bisnis untuk bersaing secara global, menanggapi tekanan persaingan, dan meningkatkan pendapatan.

Karakteristik ERP & Operasi Dasar:

ERP memfasilitasi Sistem Informasi Terpadu di seluruh perusahaan yang mencakup semua bidang fungsional seperti Manufaktur, Penjualan dan distribusi, Hutang, Piutang, Inventaris, Akun, Sumber Daya Manusia, Pembelian, dll.

– ERP melakukan kegiatan bisnis inti dan meningkatkan kepuasan layanan pelanggan.

– ERP memfasilitasi arus informasi di berbagai bagian atau departemen organisasi.

– ERP menjembatani kesenjangan antara mitra bisnis yang memungkinkan kolaborasi berkelanjutan.

– ERP adalah solusi yang baik untuk manajemen proyek yang lebih baik.

– ERP dibangun sebagai arsitektur sistem terbuka, yang berarti memungkinkan pengenalan teknologi terbaru secara otomatis seperti: Transfer Dana Elektronik (EFT), Pertukaran Data Elektronik (EDI), Internet, Intranet, konferensi video, E-Commerce dll.

– ERP tidak hanya membahas persyaratan saat ini dari perusahaan tetapi juga memberikan kesempatan untuk terus meningkatkan dan menyempurnakan proses bisnis.

– ERP menyediakan alat-alat intelijen bisnis seperti Sistem Pendukung Keputusan (DSS), Sistem Informasi Eksekutif (EIS), Pelaporan, Pertambangan Data, dan Sistem Peringatan Dini (Robot) untuk memungkinkan orang membuat keputusan yang lebih baik dan dengan demikian meningkatkan proses bisnis mereka.

– ERP melacak berbagai peristiwa dalam organisasi, dan merencanakan kegiatan di masa mendatang berdasarkan peristiwa ini.

Kekuatan penggerak ERP:

1. Kebutuhan untuk meningkatkan efisiensi rantai suplai.

2. Kebutuhan untuk meningkatkan akses pelanggan ke produk atau layanan.

3. Kebutuhan untuk mengurangi biaya operasi.

4. Kebutuhan untuk merespon lebih cepat dan fleksibel ke tempat pasar yang berubah.

Implementasi ERP Global:

Secara historis, sebagian besar perusahaan internasional telah mengelola sistem mereka secara regional, karena tidak ada solusi tunggal yang dapat diterima secara global.

Dalam lingkungan bisnis yang dinamis saat ini ada kebutuhan yang kuat bagi organisasi untuk menjadi kompetitif secara global. Kunci untuk sukses terletak pada kepuasan pelanggan, melalui pemahaman kebutuhan pelanggan, dan menyediakan barang dan layanan berkualitas dalam waktu sesingkat mungkin. Untuk mendukung pandangan global, banyak perusahaan yang diimplementasikan atau sedang dalam proses penerapan Sistem Perencanaan Sumber Daya Perusahaan (ERP), untuk meningkatkan tingkat koordinasi antar entitas nasional dari perusahaan yang sama, dan juga dengan mitra bisnis. Namun, untuk mencapai tingkat koordinasi ini, penting untuk memiliki strategi pasar global, infrastruktur TI umum, dan proses bisnis di tempat.

Analisis proyek ERP global yang lalu, menyoroti pentingnya menyelaraskan struktur organisasi dengan proses bisnis dan strategi bisnis dengan strategi TI untuk bersaing di pasar internasional. 'Threads' adalah contoh yang baik dari perusahaan internasional yang menggantikan sistem legasinya dengan ERP. 'Threads' memiliki struktur organisasi nasional yang beroperasi di negara berdasarkan negara.

Untuk mendapatkan pandangan global 'Threads' memutuskan bahwa waktunya untuk berubah dengan mengubah perusahaan dari lokal ke perspektif geografis global. Oleh karena itu, menjadikan Eropa sebagai satu pasar untuk operasi bisnis mereka, dan juga memastikan daya saing melalui fokus pada kualitas, harga, dan layanan pelanggan. Struktur organisasi yang dimaksud dan mendukung ERP global ditunjukkan dalam [2].

Mengaktifkan Teknologi: Sistem ERP tradisional membutuhkan infrastruktur teknologi informasi yang canggih dan mahal seperti, komputer mainframe. Saat ini, dengan kemajuan teknologi informasi dan pengurangan biaya komputer menjadi mungkin bagi UKM untuk berpikir tentang Sistem ERP. Selain itu, kekuatan arsitektur Three Tier Client Server dan manajemen basis data relasional skalabilitas telah mempermudah penerapan Sistem ERP di beberapa lokasi.

Implementasi ERP

Menerapkan proyek ERP adalah proses yang terdiri dari banyak fase. Mengikuti, pendekatan langkah demi langkah akan menyederhanakan proses dan lebih mungkin menghasilkan hasil yang lebih baik. Langkah-langkah normal yang terlibat dalam implementasi ERP adalah sebagai berikut:

o Perencanaan Proyek

o Analisis Bisnis & Operasional termasuk analisis Gap

o Proses Bisnis Reengineering

o Instalasi dan konfigurasi

o Pelatihan tim proyek

o Pemetaan Kebutuhan Bisnis

o Konfigurasi modul

o Antarmuka sistem

o Konversi data

o Dokumentasi Kustom

o Pelatihan pengguna akhir

o Pengujian penerimaan

o Post implementasi / dukungan Audit

Singkatnya, penerapan ERP dapat mengubah cara organisasi menjalankan bisnis. Ini membantu perusahaan menghubungkan sumber dayanya, memanfaatkan dan mengalokasikannya dengan cara sebaik mungkin dan mengendalikannya secara real time. Misalnya, dalam kasus 'Thread', transformasi dari sistem Legacy ke sistem ERP menghasilkan pengurangan redundansi data, pengurangan overhead, peningkatan respons pelanggan dan tingkat layanan pelanggan di seluruh perusahaan. Ini telah difasilitasi dengan menerapkan sistem ERP global umum di seluruh operasi Eropa.

Faktor-faktor penting untuk Keberhasilan ERP:

Keberhasilan pelaksanaan proyek ERP membutuhkan manajemen untuk merencanakan dengan hati-hati, dan memiliki semua sumber daya manusia dan keuangan yang dibutuhkan di tempat. Di bawah ini adalah daftar faktor penting utama untuk keberhasilan ERP:

1- Dukungan Manajemen Teratas:

Di antara faktor yang paling penting untuk keberhasilan proyek ERP adalah komitmen dan dukungan manajemen puncak. Peran manajemen puncak termasuk, mengembangkan pemahaman tentang kemampuan dan keterbatasan sistem yang diusulkan, menetapkan tujuan, dan mengkomunikasikan Strategi TI perusahaan kepada semua karyawan [3].

2 – Manajemen Proyek:

Faktor penting lain untuk keberhasilan ERP adalah mengelola siklus hidup proyek dari memulai ke tahap penutupan. Manajer Proyek (PM) memiliki tanggung jawab dan wewenang tunggal untuk merencanakan dan mengendalikan ruang lingkup proyek untuk memenuhi kiriman dalam kerangka waktu dan anggaran yang diberikan.

3- Pemilihan paket yang sesuai:

Memilih paket yang tepat adalah keputusan manajerial yang penting. Menganalisis dan mengevaluasi kebutuhan dan proses organisasi membantu dalam mengambil pilihan yang tepat yang paling sesuai dengan lingkungan bisnis. Pemilihan yang cermat dari paket yang tepat menghasilkan modifikasi minimum dan implementasi serta penggunaan yang sukses. Di tangan, memilih perangkat lunak yang salah dapat berarti komitmen terhadap arsitektur dan aplikasi yang tidak sesuai dengan tujuan strategis organisasi atau proses bisnis [3].

4- Pelatihan dan pendidikan pengguna:

Implementasi yang berkualitas dapat dikurangi oleh karyawan yang tidak terlatih yang tidak tahu cara mengoperasikan sistem ERP dengan benar. Transfer pengetahuan kepada karyawan bisa dibilang lebih penting daripada kualitas sistem. Untuk alasan itu, perusahaan harus menggunakan konsultan untuk menjalankan sesi pelatihan tentang bagaimana sistem bekerja, dan bagaimana mereka berhubungan dengan proses bisnis.

5- Proses Bisnis Rekayasa Ulang:

Proses Bisnis Reengineering adalah prasyarat untuk terus maju dengan menerapkan sistem ERP. Sebuah studi BPR mendalam harus dilakukan sebelum mengambil ERP. Proses Bisnis Reengineering membawa keluar kekurangan sistem yang ada dan berupaya memaksimalkan produktivitas melalui restrukturisasi dan pengaturan ulang sumber daya manusia serta divisi dan departemen dalam organisasi

6- Sumber Daya Terdedikasi:

Salah satu faktor penting untuk keberhasilan ERP adalah menentukan sumber daya manusia dan keuangan yang diperlukan untuk mengimplementasikan sistem. Ini harus dilakukan pada tahap awal proyek. Gagal untuk berkomitmen sumber daya yang dibutuhkan sering mengakibatkan jadwal dan biaya terlambat.

7- Kompetensi Tim Proyek:

Elemen kunci lain dari keberhasilan atau kegagalan ERP terkait dengan pengetahuan, keterampilan, kemampuan, dan pengalaman dari manajer proyek dan anggota tim. Tim proyek harus bekerja dengan cara yang terkoordinasi untuk mencapai satu tujuan. Oleh karena itu, sangat penting bagi anggota tim untuk memiliki keterampilan teknis dan bisnis untuk melengkapi pekerjaan mereka.

8- Tujuan dan sasaran yang jelas:

Menetapkan tujuan yang jelas dan Mengidentifikasi Tujuan dari Proyek ERP adalah faktor sukses paling kritis ketiga. Fase awal proyek apa pun harus dimulai dengan konseptualisasi tujuan dan kemungkinan cara untuk mencapai tujuan ini. Penting untuk menetapkan tujuan proyek bahkan sebelum mencari dukungan manajemen puncak [3].

9 – Dukungan Vendor Berkelanjutan:

Dukungan vendor yang berkelanjutan merupakan faktor penting dengan paket perangkat lunak apa pun. Sistem ERP memerlukan dukungan vendor yang berkelanjutan untuk menjaga mereka tetap up to date dengan modul dan versi terbaru. Selain itu, dukungan vendor memberikan bantuan teknis, dan pemeliharaan.

10- Komunikasi antardepartemen:

Komunikasi yang baik adalah komponen kunci untuk kesuksesan ERP. Oleh karena itu, penting untuk berkomunikasi secara efektif antara anggota tim dan seluruh organisasi, untuk menjaga semuanya bekerja dengan baik.

Sebagai kesimpulan, implementasi ERP bisa menjadi proses yang kompleks dan berisiko, jika tidak dikelola dengan benar. Organisasi perlu mengidentifikasi masalah-masalah penting yang mempengaruhi proses implementasi. Seperti: memilih paket perangkat lunak yang sesuai, mendapatkan komitmen dan dukungan dari manajemen puncak, kerjasama dari mitra bisnis, memiliki pengetahuan yang memadai di antara anggota tim, melatih karyawan dan memberi tahu mereka. Semua masalah dan lainnya dapat meminimalkan kegagalan proyek ERP dan memaksimalkan keberhasilan implementasi ERP.

Referensi:

[1] Kumar, K. dan Van Hillegersberg, J. Pengalaman dan Evolusi ERP, Komunikasi ACM, (43: 4), hlm. 23-26, 2000.

[2] Holland C. dan Light B. (1999) Implementasi Perencanaan Sumber Daya Perusahaan Global Diperoleh Agustus 27, 2005 dari: http://csdl2.computer.org/comp/proceedings/hicss/1999/0001/07/00017016.PDF

[3] Somers T.M., dan Nelson K. (2001), Dampak Faktor-Faktor Sukses Kritis di Tahapan Implementasi Perencanaan Sumber Daya Perusahaan, yang diterbitkan dalam Konferensi Internasional Hawaii ke-34 tentang Ilmu Sistem 2001, Hawaii

[4] Holland C.P, dan Light B. (1999), Model Faktor Kritis Sukses untuk implementasi ERP, Perangkat Lunak IEEE, Mei / Juni 1999, hlm. 30-36

[5] Hammer M. dan Champy J. (1994) Reengineering Corporation, New York, Harper Business.

[6] Kerchevak M. (2005) Lima Langkah untuk Solusi ERP, Diperoleh 3 September 2005 dari: http://archives.tcm.ie/businesspost/2005/06/05/story5254.asp

[7] Robinson S. (2004) Gambaran Umum Pengembang tentang ERP, Diperoleh 1 September 2005 dari: http://www.developer.com/design/article.php/3446551

5 Petunjuk bahwa ERP Anda Membutuhkan Upgrade Mayor

"Kapan waktu yang tepat untuk meningkatkan ERP yang ada?" – pertanyaan yang satu ini menyangkut sebagian besar pengusaha yang masih menggunakan sistem ERP kuno untuk mendukung operasi inti mereka. Selama bertahun-tahun, mereka terbiasa dengan semua kebiasaan kecil atau kesalahan dalam sistem lama mereka. Namun, ketika quirks tersebut menjadi hambatan utama, memperlambat proses dan menyebabkan keterlambatan dalam pengiriman layanan, mereka harus mulai mempertimbangkan untuk meningkatkan sistem warisan ke sistem yang baru. Dengan kata lain, menjalankan bisnis Anda dengan sistem lama yang usang dapat membahayakan keamanan dan data TI Anda, mengurangi produktivitas, dan menghambat kepuasan pelanggan.

Ada perbedaan mencolok antara perangkat lunak ERP modern (yang terkadang berbasis cloud juga) dan perangkat lunak on-premise tradisional. Jadi, tidak diragukan lagi, meningkatkan sistem lama Anda menyiratkan investasi besar dan mempersiapkan karyawan untuk perubahan sebelumnya. Jadi, sebelum terlambat mengetahui kapan saatnya untuk memutakhirkan ERP Anda yang sudah ada.

# 1 Sistem yang ada tidak memiliki integrasi

Jika sistem ERP Anda saat ini tidak dapat berintegrasi dengan modul fungsional lain seperti HR, CRM atau akuntansi, maka Anda perlu memikirkannya. Ini berarti sistem tidak dapat berkomunikasi dengan modul-modul itu dan karenanya membutuhkan entri data ganda di setiap langkah yang mengganggu alur kerja yang mulus.

# 2 Bisnis Anda telah melampaui kemampuan ERP Anda

Setiap bisnis berkembang dari waktu ke waktu dan begitu juga milik Anda. Ketika bisnis semakin besar, jumlah anggota, tugas atau proses, pelanggan, dan volume produksi, semuanya berlipat ganda. Untuk membantu Anda mengatasi kemungkinan pertumbuhan bisnis, Anda memerlukan ERP mandiri yang akan merampingkan, mekanisasi, mempercepat proses dan mengurus kontak yang tumbuh lebih besar.

# 3 Perangkat lunak tidak mematuhi standar industri

Sebelumnya, tidak ada kebutuhan untuk bisnis untuk mematuhi peraturan industri. Namun, dengan persaingan di puncaknya, jelas, perusahaan yang mematuhi hal yang sama akan tetap di dalam permainan. Jadi, dengan tetap berpegang pada sistem Anda yang sudah usang yang tidak memiliki fungsi-fungsi baru yang membantu mematuhi standar industri, Anda mungkin kehilangan lingkup Anda untuk bersaing di pasar.

# 4 Karyawan Anda masih harus menempatkan data secara manual

Kami berada di abad 21! Otomasi menyebar ke mana-mana, dalam setiap proses bisnis seperti api. Jadi, jika karyawan Anda harus tetap duduk dengan tumpukan file, dan memasukkan data dari departemen satu per satu secara manual pada sistem, maka Anda jelas Anda tertinggal di belakang. Lebih lanjut, duplikasi, kesalahan manual saat masuk umum dan dapat menyebabkan kerugian besar bagi Anda.

# 5 Tidak ada fungsi pelaporan dan analitik yang tepat

Jika Anda tidak dapat menggunakan dataset kaya Anda dengan sistem Anda saat ini untuk menyiapkan laporan yang komprehensif dan menganalisis hasil bisnis dan tren pasar, maka sudah saatnya Anda mengambil keputusan untuk meningkatkan dengan serius. Kedua ERP berbasis cloud atau on-premise modern dapat mengambil data terbaru dan relevan, dan menggunakannya untuk membuat pelaporan.

Tidak ada aturan datar untuk meningkatkan ERP Anda. Namun, ketika Anda menghadapi kerepotan di atas, itu adalah tanda bahwa Anda kehabisan waktu dan pemain bisnis lain berada di depan Anda. Jadi, mulailah mengevaluasi kriteria Anda, perubahan yang Anda berikan, proses baru yang diperkenalkan dan dataset yang Anda gunakan sekarang dan minta vendor perangkat lunak Anda untuk meningkatkan sistem sekarang.